Organizações e Métodos Aplicados à Biblioteconomia - CIN 5320

PARTE 1  

          Revisão de Conceitos Básicos de Administração e 

Importância do Enfoque Sistêmico

 

OBJETIVO: Relembrar conhecimentos de administração (histórico, teorias administrativas) e compreender a importância do enfoque sistêmico.

            A administração, seus conceitos e técnicas são usados, consciente ou inconscientemente, há muito tempo; por exemplo, Moisés, durante o êxodo do Egito, por volta do ano 1250 A.C., fez uso dos princípios da administração. Outrossim, as tentativas de explicação e desenvolvimento de teorias administrativas tiveram, de fato, seu desenvolvimento acelerado apenas a partir do século XIX, como desdobramento do renascentismo e da revolução industrial europeus.

            Alguns dados históricos, das civilizações antigas à atual, podem ser citados comprovando a asserção do parágrafo acima:

-         Nas civilizações primitivas (antigas) tais como Suméria, Babilônia, Egito, Pérsia ... havia administradores hábeis, habilidades comprovadas pelas realizações da época; as pirâmides do Egito, os jardins suspensos e o sistema de irrigação da Babilônia, os sistemas de bibliotecas da Assíria etc e, no Código de Hammurabi, já existia menção ao salário mínimo e incentivos, em 1800 A.C.;

-         O Império Romano, com seu sistema militar (que é modelo até hoje) dominou grande parte do mundo, fato que necessitou a aplicação de conceitos gerenciais bastante desenvolvidos;

-         Na China, com sua grande muralha e poderoso exército, onde o princípio da especialização (divisão do trabalho) e rotação de mão-de-obra já eram empregados.

Mais recente, no século XVII, Niccolò Machiavelli expressou alguns conceitos da administração pública em seu livro, “O Príncipe”, onde defendia o uso do “temor”, que pode ser controlado, ao uso do “amor”, que é mutável e incontrolável, como forma de gerir seus liderados.

A Igreja Católica Romana teve contribuição relevante à evolução da administração; com sua crescente expansão, precisou definir de forma clara, seus objetivos, políticas, regras, diretrizes etc, sua estrutura organizacional e desenvolveu um sistema de responsabilidade e autoridade centralizado que gera discussões entre seus integrantes e estudiosos até os dias atuais.

Por fim, ocorreu a Revolução Industrial, durante os séculos XVIII e XIX, na Europa (1700 ~ 1850).

A revolução industrial substituiu a produção manual pela mecânica e fabril, inseriu um novo sistema de produção no cenário mundial com o desenvolvimento e uso de novos métodos, máquinas e fontes de energia (máquina à vapor).

O período europeu Renascentista tem grande mérito no acúmulo e desenvolvimento do conhecimento humano.

A revolução industrial chegou ao Estados Unidos somente na segunda metade do século XIX.

A abordagem empírica, até então, da administração levou a administração científica, que buscava o menor custo das operações produtivas (eficiência econômica). Em seguida veio a abordagem humanística (comportamental) que buscava um tratamento adequado ao trabalhador, não focando apenas seu desempenho e rendimento.

Com décadas de aplicação destas duas teorias, surgiram as abordagens contemporâneas, baseadas nas vantagens das duas supra mencionadas, as abordagens quantitativa, sistêmica e contingencial.

Estas teorias administrativas serão analisadas a seguir.

Figura 1: Evolução das Teorias Administrativas

ABORDAGEM CIENTÍFICA DA ADMINISTRAÇÃO

 A abordagem científica da administração buscava operações mais eficientes, fazendo uso de máquinas, trabalhadores e da terra, todos considerados como fatores de produção.

FREDERICK WINSLOW TAYLOR

(Administração Científica - 1911)

PRIMEIRO PERÍODO

Taylor iniciou suas experiências e estudos pelo trabalho do operário e, mais tarde, generalizou as suas conclusões para a Administração geral: sua teoria seguiu um caminho de baixo para cima e das partes para o todo, dentro da empresa.

O primeiro período de Taylor corresponde à época da publicação do seu livro Shop Management (Administração de Oficinas) (1903) onde ele se preocupa exclusivamente com as técnicas de racionalização do trabalho do operário, através do Estudo de Tempos e Movimentos (Motion-Time Study). Claude S. Geoge Jr., salienta em essência, o que Taylor  procurou dizer em Shop Management foi que:

1. O objetivo de uma boa Administração era pagar salários altos e ter custos unitários de produção.

2. Para realizar esse objetivo, a Administração tinha de aplicar métodos científicos de pesquisa e experimento para o seu problema global, a fim de formular princípios e estabelecer processos padronizados que permitissem o controle das operações fabris.

3. Os empregados tinham de ser cientificamente colocados em serviços ou postos em que os materiais e as condições de trabalho fossem cientificamente selecionados, para que as normas pudessem ser cumpridas.

4. Os empregados deviam ser cientificamente adestrados para aperfeiçoar suas aptidões e, portanto, executar um serviço ou tarefa de modo que a produção normal fosse cumprida.

5. Uma atmosfera de íntima e cordial cooperação teria de ser cultivada entre a Administração e os trabalhadores, para garantir a continuidade desse ambiente psicológico que possibilite a aplicação dos outros princípios por ele mencionados.

 SEGUNDO PERÍODO

O segundo período de Taylor corresponde à época da publicação de seu livro Princípios da Administração Científica (1911), quando concluiu que a racionalização do trabalho operário deveria ser logicamente acompanhada de uma estruturação geral da empresa e que tornasse coerente a aplicação dos seus princípios. Nesse segundo período, desenvolveu estudos sobre a Administração geral, a qual denominou Administração Científica, sem deixar contudo sua preocupação com relação à tarefa do operário.

Taylor assegurava que as indústrias de sua época padeciam de males que poderiam ser agrupados em três fatores:

1. Vadiagem sistemática por parte dos operários, que reduziam propositalmente a produção a cerca de um terço da que seria normal, para evitar a redução das tarifas de salários pela gerência.

Há três causas determinantes da vadiagem no trabalho, que são:

— o erro que vem de época imemorial e quase universalmente disseminado entre os trabalhadores, de que o maior rendimento do homem e da máquina terá como resultante o desemprego de grande número de operários;

— o sistema defeituoso da Administração, comumente em uso, que força os operários à ociosidade no trabalho, a fim de melhor proteger os seus interesses;

— os métodos empíricos ineficientes, geralmente utilizados em todas as empresas, com os quais o operário desperdiça grande parte do seu esforço e do seu tempo.

2. Desconhecimento, pela gerência, das rotinas de trabalho e do tempo necessário para sua realização.

3. Falta de uniformidade das técnicas ou métodos de trabalho.

De acordo com Taylor, a implantação da Administração Científica deve ser gradual e obedecer a um certo período de tempo, para evitar alterações bruscas que causem descontentamento por parte dos empregados e prejuízos aos patrões. Essa implantação requer um período de quatro a cinco anos para um progresso efetivo.

ADMINISTRAÇÃO COMO CIÊNCIA

Para Taylor, os elementos da Administração Científica são:

1. estudo de tempo e padrões de produção;

2. supervisão funcional;

3. padronização de ferramentas e instrumentos;

4. planejamento das tarefas;

5. o princípio da exceção;

6. a utilização da régua de cálculo e instrumentos para economizar tempo;

7. fichas de instruções de serviço;

8. a idéia de tarefa, associada a prêmios de produção pela sua execução eficiente;

9. sistemas para classificação dos produtos e do material utilizado na manufatura;

10. sistema de delineamento da rotina de trabalho.

 ORGANIZAÇÃO RACIONAL DO TRABALHO

A tentativa de substituir métodos empíricos e rudimentares pelos métodos científicos em todos os ofícios recebeu o nome de Organização Racional do Trabalho (ORT).

Para Taylor, o operário não tem capacidade, nem formação, nem meios para analisar cientificamente o seu trabalho e estabelecer racionalmente qual o método ou processo mais eficiente. Geralmente, o supervisor comum deixava ao arbítrio de cada operário a escolha do método ou processo para executar o seu trabalho, para encorajar sua iniciativa. Porém, com a Administração Cientifica ocorre uma repartição de responsabilidades: a administração (gerência) fica com o planejamento (estudo minucioso do trabalho do operário e o estabelecimento do método de trabalho) e a supervisão (assistência contínua ao trabalhador durante a produção) e, o trabalhador, fica com a execução do trabalho, pura e simplesmente.

 PRINCÍPIOS DA ADMINISTRAÇÃO CIENTÍFICA DE TAYLOR

Para Taylor, a gerência adquiriu novas atribuições e responsabilidades descritas pelos quatro princípios a seguir:

 1. Principio de Planejamento: substitui no trabalho o critério individual do operário, a improvisação e a atuação empírica-prática, pelos métodos baseados em procedimentos científicos. Substituir a improvisação pela ciência, através do planejamento.

2. Princípio do Preparo: selecionar cientificamente os trabalhadores de acordo com suas aptidões e prepará-los e treiná-los para produzirem mais e melhor, de acordo com o método planejado. Além do preparo da mão-de-obra, preparar também as máquinas e equipamentos de produção, bem como o arranjo físico e a disposição racional das ferramentas e materiais.

3. Princípio do Controle: controlar o trabalho para se certificar de que o mesmo está sendo executado de acordo com as normas estabelecidas e segundo o plano previsto. A gerência deve cooperar com os trabalhadores, para que a execução seja a melhor possível.

4. Princípio da Execução: distribuir distintamente as atribuições e as responsabilidades, para que a execução do trabalho seja bem mais disciplinada.

 CONCLUSÃO SOBRE TAYLOR

No início sua preocupação era tentar eliminar o desperdício e as perdas sofridas pelas indústrias americanas e elevar os níveis de produtividade através de métodos e técnicas de engenharia. Ele utilizava técnicas que eram centradas do operário para a direção, através do estudo de tempos e movimentos, da fragmentação das tarefas, na especialização do trabalhador reestruturava a fabricação e, com os conceitos de gratificações por produção incentivava o operário a produzir mais. Só que não adiantava racionalizar o trabalho do operário se o supervisor, o chefe, o gerente, o diretor continuavam a trabalhar dentro do mesmo empirismo anterior.

Contudo a Administração Científica tinha diversos defeitos dentre eles: o mecanicismo de sua abordagem (teoria da máquina), a superespecialização que robotizava o operário, a visão microscópica do homem tomado isoladamente e como parte da maquinaria industrial, a ausência de qualquer comprovação científica de suas afirmações e princípios, a abordagem incompleta envolvendo apenas a organização formal, a limitação do campo de aplicação à fábrica, omitindo o restante da vida de uma empresa, a abordagem eminentemente prescritiva e normativa e tipicamente de sistema fechado.

Mesmo assim, essas limitações e restrições não apagam o fato de que Administração Científica foi o primeiro passo concreto da Administração rumo a uma teoria administrativa; foi Taylor que implantou diversos conceitos que até hoje o utilizamos na Administração.

 HENRI FAYOL

(Teoria Clássica Administrativa - 1916)

AS 6 FUNÇÕES BÁSICAS DA EMPRESA

Fayol parte da proposição de que toda empresa pode ser dividida em seis grupos:

1. Funções Técnicas, relacionadas com a produção de bens ou de serviços da empresa;

2. Funções Comerciais, relacionadas com a compra, venda e permutação.

3. Funções Financeiras, relacionadas com a procura e gerência de capitais.

4. Funções de Segurança, relacionadas com a proteção e preservação de bens.

5. Funções Contábeis, relacionadas com os inventários, registros, balanços, custos e estatísticas.

6. Funções Administrativas, relacionadas com a integração da cúpula das outras cinco funções. As funções administrativas coordenam e sincronizam as demais funções da empresa, pairando sempre acima delas.

Figura 2: Conceito de Administração

A Administração não é senão uma das seis funções, cujo ritmo é assegurado pela direção. Mas ocupa tamanho lugar nas funções dos altos chefes que, as vezes, pode parecer que as funções administrativas estejam concentradas exclusivamente no topo da organização, o que não é verdade.

 FUNÇÕES UNIVERSAIS DA ADMINISTRAÇÃO

1. Previsão (planejamento): envolve avaliação do futuro e aprovisionamento em função dele. Unidade, continuidade, flexibilidade e previsão são os aspectos principais de um bom plano de ação.

2. Organização: proporciona todas as coisas úteis ao funcionamento da empresa.

3. Comando: leva a organização a funcionar. Seu objetivo é alcançar o máximo retorno de todos os empregados no interesse dos aspectos globais.

4. Coordenação: harmoniza todas as atividades do negócio, facilitando seu negócio e seu sucesso. Esta função sincroniza coisas e ações em suas proporções certas e adapta os meios aos fins.

5. Controle: Consiste na verificação para certificar se todas as coisas ocorrem em conformidade com o plano adotado, as instruções transmitidas e os princípios estabelecidos. O objetivo é localizar as fraquezas e erros no sentido de retificá-los e prevenir sua ocorrência.

 PRINCÍPIOS GERAIS DE ADMINISTRAÇÃO PARA FAYOL

1. Divisão do trabalho: consiste na especialização das tarefas e das pessoas para aumentar a eficiência.

2. Autoridade e responsabilidade: autoridade é o direito de dar ordens e o poder de esperar obediência; responsabilidade é uma conseqüência natural da autoridade. Ambos devem estar equilibradas entre si.

3. Disciplina: depende da obediência, aplicação, energia, comportamento e respeito aos acordos estabelecidos.

4. Unidade de comando: cada empregado deve receber ordens de apenas um superior. É o princípio da autoridade única.

5. Unidade de direção: uma cabeça é um plano para cada grupo de atividades que tenham o mesmo objetivo.

6. Subordinação de interesses individuais aos interesses gerais: os interesses gerais devem sobrepor-se aos interesses particulares.

7. Remuneração do pessoal: deve haver justa e garantida satisfação para os empregados e para a organização em termos de retribuição.

8. Centralização: refere-se a concentração da autoridade no topo da hierarquia da organização.

9. Cadeia escalar: é a linha de autoridade que vai do escalão mais alto ao mais baixo. É o princípio de comando.

10. Ordem: um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar. É a ordem material e humana.

11. Eqüidade: amabilidade e justiça para alcançar a lealdade do pessoal.

12. Estabilidade e duração (num cargo) do pessoal: a rotação tem um impacto negativo sobre a eficiência da organização. Quanto mais tempo uma pessoa permanecer num cargo melhor.

13. Iniciativa: a capacidade de visualizar um plano e assegurar seu sucesso.

14. Espírito de equipe: harmonia e união entre as pessoas são grandes forças para a organização.

A teoria Clássica concebe a organização em termos de estrutura, forma e disposição das partes que a constituem, além do inter-relacionamento entre as partes. Restringe-se apenas aos aspectos da organização formal.

Para a Teoria Clássica, os aspectos organizacionais são analisados de cima para baixo (da direção para execução) e do todo para as partes (da síntese para análise), exatamente ao contrário da abordagem da Administração Científica.

  CONCLUSÃO SOBRE FAYOL

As funções da empresa são repartidas em seis nas quais a Administrativa engloba as funções universais da Administração que são: prever, organizar, comandar, coordenar e controlar. Essas funções também se estendem nas outras cinco esferas como uma técnica para estruturar a empresa.

Para Fayol a empresa é analisada em uma estrutura de cima para baixo; sua visão é mais gerencial com resultados finais na produção enquanto que a visão de Taylor é na produção e no operário, para resultados na quantidade produtiva. Fayol complementa a Administração Científica com a Teoria Clássica.

Figura 3: Abordagem Clássica da Administração

A abordagem humanística da administração defendeu o tratamento adequado (favorável) aos trabalhadores a somente focalizar seus resultados / produtividade.

Figura 4: Abordagem Humanística da Administração

 

ABORDAGENS CONTEMPORÂNEAS DA ADMINISTRAÇÃO

             As abordagens contemporâneas da administração, que surgiram desde a 2a Guerra Mundial, sintetizam as abordagens anteriores buscando maximizar suas vantagens.

 - A abordagem quantitativa é baseada em técnicas de tomada de decisão envolvendo o uso de modelos matemáticos, sustentados pela Pesquisa Operacional (PO).

Nesta abordagem, são projetados (construídos) modelos matemáticos representativos de variáveis específicas para dadas situações. Através da manipulação destes modelos pode-se atuar em variáveis capazes de fornecer as melhores soluções apresentadas pelos modelos considerados.

 - O enfoque sistêmico. O pressuposto básico desse modelo é o de que a organização é um sistema aberto. Ela apresenta as seguintes características:

a) Importação de Energia

A organização recebe insumos do ambiente, matéria-prima, mão-de-obra, etc.

b) Processamento

A organização processa esses insumos, com vistas a transformá-los em produtos, entendendo-se como tal: produtos acabados, mão-de-obra treinada, etc.

c) Exportação de energia

A organização coloca seus produtos no ambiente.

d) Ciclos de eventos

A energia colocada no ambiente retorna à organização para a repetição de seus ciclos de eventos. O método básico para identificar uma estrutura organizacional é seguir a cadeia de eventos desde a importação até o retorno da energia.

e) Entropia negativa

Processo pelo qual todas as formas organizadas tendem à homogeneização e, finalmente, à morte. A organização, através da reposição qualitativa de energia pode resistir ao processo entrópico.

f) Informação como insumo, controle por retroalimentação e processo de codificação.

Os insumos recebidos pela organização podem ser também informativos, possibilitando a esta o conhecimento do ambiente e do seu próprio funcionamento em relação a ele. O processo de codificação permite receber apenas as informações para as quais está adaptada e a correção dos desvios.

g) Estado estável e homeostase dinâmica

Para impedir o processo entrópico, a organização procura manter uma relação constante entre exportação e importação de energia, mantendo dessa forma o seu caráter organizacional. Entretanto, na tentativa de se adaptar, a organização procura absorver novas funções, ou mesmo subsistemas. Tal processo de expansão faz com que ela assuma seqüencialmente estados estáveis de níveis diferentes.

h) Diferenciação

Em função da entropia negativa a organização tende à multiplicação e a elaboração de funções, determinando a multiplicação de papéis e a diferenciação interna.

i) Eqüifinalidade

Não existe uma única maneira certa de a organização atingir um estado estável. Tal estado pode ser atingido a partir de condições iniciais e através de meios diferentes.

Como sistema aberto, a organização apresenta ainda limites, isto é: barreiras entre o sistema e o ambiente, que definem sua esfera de ação, e um determinado grau de abertura, que dá uma idéia da sua receptividade a insumos.

Ocorre ainda que organizações são uma classe de sistemas sociais, que constituem uma classe de sistemas abertos. Ela apresenta um subsistema de produção relacionado à transformação de insumos em produtos, cujos ciclos de atividades compõem suas principais funções; subsistemas de suportes, que procuram e colocam energia no ambiente e tratam da manutenção de bom relacionamento com outras estruturas desse ambiente; subsistemas de manutenção, que se responsabilizam pela realização do processamento, isto é, que tratam da ligação das pessoas ao sistema, através de recompensas e punições; subsistemas adaptativos, que sentem mudanças ambientais relevantes e traduzem-nas para organização e, finalmente, subsistemas administrativos, que são compostos por atividades organizadas para o controle, a coordenação e a direção dos vários subsistemas. Os dois principais subsistemas administrativos são as estruturas regulares (legislativas) e as de tomada de decisões. A organização se distingue, porém, dos demais sistemas sociais pelo seu alto nível de planejamento. Em função disso, ela utiliza também um alto nível de controle, que inclui pressões ambientais e valores e expectativas compartilhadas, mas especialmente a aplicação de regras, cuja violação implica penalidades. Normas são expectativas gerais de caráter reivindicativo para todos aqueles que desempenham papéis em um sistema. Papéis, normas e valores compõem as bases da integração do sistema.

Identificados papéis, normas e valores como principais componentes de um sistema social, torna-se possível o entendimento da organização em termos de três subsistemas que abrangem todos os que foram mencionados. Tais subsistemas seriam: técnico, social e cultural. O primeiro compreenderia as tarefas e suas demandas e os papéis a ela associados. O segundo, as normas e as relações sociais e a ela associados e, finalmente, as expectativas sociais mais amplas trazidas pelos insumos humanos que desempenham papéis no subsistema técnico.

Dessa forma, organização pode ser entendida como um sistema, ela também o poderá ser como um subsistema. O que se define como sistema depende em grande parte do interesse do analista, porém, a interpretação de uma estrutura social como sistema em relação a outras como supersistema e subsistema depende de que o sistema tenha um grau de autonomia maior do que os subsistemas e menor do que o supersistema.

 - A abordagem contingencial é baseada na premissa que condições e situações diferentes exigem aplicação de técnicas diferentes de administração.

Figura 5: Administração Contingencial

Finalmente, faz-se importante ressaltar a diferença entre os conceitos de eficiência e eficácia, bastante relevante a um administrador.

 

 Um exemplo da aplicação destes conceitos é uma pessoa que deseja ir de Florianópolis à São Paulo tendo duas opções oferecidas pela agência de turismo, a um mesmo custo; 1) pegar um avião de Florianópolis – Buenos Aires – Brisbane – Cairo – Madrid – Nova Iorque – São Paulo sendo necessários 10 dias para realização do trajeto e, 2) pegar um ônibus Florianópolis – Curitiba – São
Paulo sendo necessárias 10 horas para realização do trajeto.

Pode-se afirmar, sem sombra de dúvida, que ambas as opções são eficazes (pois atingem o objetivo “chegar em São Paulo”), todavia, a segunda opção é mais eficiente, pois faz uso de meios que permitem um menor tempo de espera, neste caso.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

BERNARDES, Cyro. Teoria geral das organizações: os fundamentos da administração. São Paulo: Atlas, 2.ed., 1993.

CHIAVENATO, Idalberto. Administração de empresas: uma abordagem contingencial. São Paulo: McGraw-Hill, 1982.

DRUCKER, Peter. Administração para obter resultados. São Paulo: Pioneira, 1998.

MOSLEY, D.C. et al. Administração: conceitos e aplicações. São Paulo: Harbra, 1986.

As organizações enquanto sistemas. Disponível em: http://www.futurawebschool.com.br .

UNIVERSIDADE VEIGA ALMEIDA. Teorias administrativas. Disponível em: http://www.futurawebschool.com.br .

DRUCKER, Peter. Os novos paradigmas da administração. Disponível em: http://www.informal.com.br .

 

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