Organizações e Métodos Aplicados à Biblioteconomia - CIN 5320

PARTE 2  

         Definição, funções de O&M e do analista                      

 

OBJETIVO:  Discernir a evolução de O&M, suas funções e o perfil de seu profissional.

 HISTÓRICO

O termo Organização e Métodos surgiu pela primeira vez nos Estados Unidos  através de um governador do Estado de New Jersey , Woodrow Wilson ( o qual foi presidente dos Estados Unidos e um dos responsáveis pela formação das Nações Unidas ) , que advogava a idéia que a administração era o governo em ação. Porém, não foi nos EUA que a idéia se disseminou. Foi na Inglaterra que o termo Organização e Métodos foi rapidamente incorporado as unidades de administração pública, que cuidava dos processos de Organização e racionalização do trabalho, tudo isso próximo ao início da Segunda Grande Guerra Mundial.

Já em 1950 pouco mais de 20 países já contavam com uma unidade de Organização e Métodos; no Brasil, a unidade de Organização e Métodos só aparece anos mais tarde, na estruturação do DASP (Departamento Administrativo Serviço Público ) .

Em suma, a origem do termo é norte americana, mas a função tomou corpo mesmo foi na Inglaterra e em outros países da Europa , vindo ocupar espaço nas organizações brasileiras  por volta de 1955 . Tudo isto começou especificamente na Administração Pública; na empresa privada, a assimilação só ocorreu após o surgimento na administração pública.

 DEFINIÇÃO

            A expressão organização é usada em vários sentidos e ocasiões, para identificar empresas, eficiência, sistema administrativo, estrutura de autoridade, ciência etc; nesta disciplina, o termo será empregado no sentido de capacidade de criar organismos, estruturas e sistemas devidamente integrados e constituídos, de compatibilizar elementos componentes necessários, constituindo a base para as atividades administrativas e operacionais.

            A organização é entendida como ciência do rendimento, procurando a eficiência (processo) para alcançar a eficácia (resultados) através do aumento da produtividade, isto é, melhorando os resultados em relação aos investimentos realizados nos diferentes fatores de produção. Todo empreendimento que exige o esforço coordenado de um conjunto de pessoas necessita de alguma organização, que pode ser boa ou má, determinando, através de sua qualidade, o sucesso da iniciativa.

            A definição clássica de organização esclarece que ela é a ciência social que procura dispor os elementos funcionais necessários, formando um conjunto integrado e capaz de apoiar o esforço cooperativo das pessoas que perseguem um objetivo pré-estabelecido, para alcançá-lo com o menor dispêndio e risco.

            O trabalho a ser realizado com o intuito de alcançar metas pré-estabelecidas deter ter um método, uma forma correta de ser desenvolvido. O método deve ser entendido como sendo o melhor caminho, através da seqüência de operações mais eficiente, para ultimar uma certa tarefa ou atingir um determinado objetivo. Quando o seqüenciamento de fases é ilógico, temos um método de má qualidade, que determina perda de energia, tempo, oportunidade e material, aumentando o desperdício e fazendo diminuir a produtividade.

            Quando se faz referência à “Organizações e Métodos”, identifica-se o binômio que expressa a base estrutural suficiente, potente e adequada para permitir o esforço cooperativo de pessoas realizando seqüências racionais de fases do trabalho, para obter o melhor rendimento, diminuindo os custos e atendendo às metas das instituições e anseios dos recursos humanos envolvidos no trabalho.

            Organizações e Métodos é uma função da Administração, assim como finanças, recursos humanos, material etc.; seu início tem estrita relação com o início da administração tratada cientificamente, ou pelo menos, racionalmente.

A interdependência que resultou na especialização da administração, O&M, decorreu da circunstância de que a organização procura estruturar e criar sistemas para chegar à eficácia através da eficiência, mediante o emprego da racionalização do trabalho, para aumentar a produtividade e, como implicação, a diminuição de custos.

Sua posição na estrutura da empresa

Uma questão sempre levantada por estudiosos e praticantes da área diz respeito à melhor localização da unidade no corpo da estrutura das organizações. Alguns pesquisadores, por exemplo Lerner, diz que “toda atividade de organização, sistemas e métodos deve caracterizar-se em termos de formas de atuação e relacionamento com os demais órgãos da empresa por desempenho de staff, ou seja, ele é partidário da ação assessora da função”. Deve ser staff e não linha como encontramos na maioria das organizações aqui no Brasil. De um modo geral, o departamento de Organização e Métodos não possui autoridade para mandar tomar as providências que seus estudos indicam ser necessárias. Seu papel é o de assessoria. Isto não significa que os responsáveis pelos métodos possam desprezar as recomendações feitas pelo departamento de Organização e Métodos, sem mais nem menos. Apesar de afirmar que a função é de assessoria, podemos caracterizar a função de Organização e Métodos com certo sentido mandatário; pode parecer de assessoria, mas há também um mínimo de intervenção na hierarquia da organização.

Existem alguns autores que possuem uma posição mais intermediária, que sugerem ambos os comportamentos para a função; o primeiro seria o de aconselhamento (advisory service), ou de assessoramento e; o segundo seria o de linha, ou de caráter mandatário. Mas a posição de comando só se poderia ter em ocasiões especiais.A função é, portanto de assessoramento, porém com ressalvas que permitem, ocasionalmente, certa posição de controle do objeto de estudo.

O fato de a função ser somente uma função de aconselhamento pode criar alguns problemas de ordem prática, como por exemplo:

·        A ausência do caráter mandatário obriga o profissional de Organização e Métodos a aprofundar-se mais e mais no estudo no qual se vê envolvido. Isso faz com que a autoridade seja oriunda única e exclusivamente do saber. Ou seja, a competência passa a ser uma exigência do seu comportamento funcional. No caso da unidade de Organização e Métodos com poder de decisão, reduz-se a necessidade diária de demonstração do saber do profissional de Organização e Métodos.Ele estará, de certa forma, protegido pelo manto da autoridade. Comandando, as explicações necessárias serão dadas a autoridade superior e não ao pessoal objeto de estudo. Suas atitudes são, portanto, de outra ordem.

·        O posicionamento da função assessora é quase sempre num nível hierárquico superior; ou seja, atuando como assessoramento é certo imaginarmos a posição hierárquica da unidade próxima à autoridade superior e de maior poder na estrutura da organização. Daí ser comum encontrar assessorias de Organização e Métodos ligadas hierarquicamente a diretorias e presidências. A dificuldade está no fato de mais uma vez ser exigido um conhecimento bastante razoável sobre os fenômenos organizacionais. Nesse caso, a exigência compreende toda a organização, tendo em vista a obrigatoriedade do profissional em conhecer a estrutura da organização na qual atua. O profissional habituado à elaboração de normas e procedimentos terá, pelo menos no início de seu trabalho, algum problema em compreender o todo organizacional, pois está acostumado a se ver com tarefas típicas de racionalização do trabalho.

·        O distanciamento das unidades de execução pode gerar outras dificuldades; sendo conhecida a crítica que se faz às unidades de aconselhamento. Via de regra, a unidade assessora pouco se envolve com a unidade de operação; toma as informações e devolve dias depois, já com a nova norma ou procedimento. É lógico que esse comportamento é natural para as unidades de assessoramento em geral, e não especificamente de Organização e Métodos. E isso acaba quando o pessoal da assessoria passa a agir de forma integrada.

Essas dificuldades podem ser evitadas ou pelo menos minimizadas. O importante é dar à função a posição que necessita para que possa, então, atingir os seus objetivos. O importante, a partir de então, será a capacitação de seu pessoal. Uma unidade de assessoramento só irá se manter se o seu pessoal realmente for qualificado. Caso contrário, cairá no descrédito e na desconfiança e, retomar a credibilidade é tarefa das mais difíceis e que muitos poucos conseguem alcançar.

Figura 1: Organograma: O&M como Função Assessora

O profissional de Organização e Métodos

O profissional de Organização e Métodos do século XXI difere fundamentalmente do profissional de décadas passadas. Os anos 70 e 80 possibilitaram o fortalecimento e a legitimação da função, e por conseqüência, do pessoal diretamente envolvido. O estudo sistematizado permitia tempo prolongado, detalhamento, sutilezas. As atribuições estavam bastante vinculadas à análise de rotinas, cargas de trabalho, “manualização” do operacional e demais atribuições voltadas à simplificação do trabalho. A análise de estrutura estava bem mais vinculada à elaboração de novas estruturas organizacionais, ou seja, à organização vista de forma estática.

Hoje a necessidade de mudança contínua é imediata. O Brasil é um país de turbulências: econômica, social, burocrática e assim por diante. É um país que muda a cada dia, que sofre mudanças de tal sorte, na tentativa de crescer e se tornar potência alinhando-se aos países mais desenvolvidos.

Os profissionais de Organização e Métodos, obrigatoriamente, devem conhecer os novos incrementos tecnológicos, como por exemplo, a instalação que cresce em progressão geométrica dos sistemas de informação. Antes, o processamento eletrônico de dados estava à disposição de poucas empresas que podiam suportar os altos custos de manutenção de máquina e de pessoal. O profissional não precisa por necessidade ser um especialista em tudo sobre microcomputadores, mas sim, ter a formação que credencia o profissional a dialogar e interagir com as máquinas e pessoas.

O bom profissional de O&M era o “organizado, com boa caligrafia e bom domínio do idioma” - o produto final de seus trabalhos eram Normas de Procedimento, conjunto de regras que detalhavam como as coisas deveriam ser feitas.

É importante observar que os Analistas de O&M usualmente ocupavam dentro das organizações, um nível hierárquico médio.

Na medida em que os computadores foram se tornando mais poderosos, os Analistas de Sistemas, profissionais responsáveis pelos sistemas em computador, passaram a competir com os profissionais de O&M, geralmente levando a melhor por serem mais bem preparados tecnicamente, o que levou à quase que total desmoralização da função O&M e de seus profissionais (anos 70). 

As novas tecnologias de informática (computadores em maior número, de menor porte, software end user, teleprocessamento, etc), levaram as empresas num primeiro momento a juntar em projetos e depois fisicamente os Analistas de Sistemas e O&M (anos 80) - nessa época, os analistas de O&M também eram chamados Analistas Funcionais.

 Atualmente

As tendências são no sentido de fundir numa só as duas especialidades, gerando um profissional conhecido como Analista de Negócios ou Business Analyst. Essa fusão gerou a expressão “Organização, Sistemas e Métodos”.

Suas responsabilidades maiores são:

è      Assessoria, integração, implantação de sistemas adquiridos no mercado, consultoria de sistemas, etc.

è      Prospecção: de negócios, de recursos tecnológicos, etc - essa responsabilidade é muito acentuada em função do processo de  globalização

Características do bom profissional de OSM

è      Inatas: criatividade, bom senso, extroversão, liderança e iniciativa.

è      Adquiridas: nível cultural elevado, capacidade de comunicação em todos os níveis da empresa, conhecimento de outros idiomas, de tecnologia, da empresa e do negócio, iniciativa, sensibilidade e experiência.

 Talvez a mais importante: perfil de empreendedor, característica necessária a qualquer profissional que pretenda se manter atualizado, empregável. Deverá ser competente não só em questões de sua área, mas com visão das questões gerais da sociedade, sensível ao novo, com capacidade de decidir rápida e seguramente e, acima de tudo, aberto ao aprendizado constante. Estes profissionais tendem a possuir um nível hierárquico mais elevado.

A função do analista de O&M é conseguir a eficiência e a eficácia da estrutura administrativa através da aplicação de certas técnicas científicas de redução de tempo, esforços e custos.

Abaixo, observa-se a ação do analista de O&M, a origem das suas atividades e o seu papel desmobilizador de rotinas.

Figura 2: A ação do analista da organização

FONTES BIBLIOGRÁFICAS

 FILHO CHIANELATO, João. O&M integrado à Informática. Rio de Janeiro: Livros Técnicos e Científicos Editora, 8a ed, 1998.

 FARIA, A. Nogueira de. Organização e Métodos. Rio de Janeiro: Livros Técnicos e Científicos Editora, 1990.

 http://breternitz.homestead.com/

 http://www.unimep.br/~gualazzi

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