PARTE 2
Definição, funções de O&M e do analista
OBJETIVO:
Discernir a evolução de O&M, suas funções e o perfil de seu
profissional.
HISTÓRICO
O termo Organização e
Métodos surgiu pela primeira vez nos Estados Unidos através de um governador do Estado de New Jersey , Woodrow
Wilson ( o qual foi presidente dos Estados Unidos e um dos responsáveis pela
formação das Nações Unidas ) , que advogava a idéia que a administração
era o governo em ação. Porém, não foi nos EUA que a idéia se disseminou.
Foi na Inglaterra que o termo Organização e Métodos foi rapidamente
incorporado as unidades de administração
pública, que cuidava dos processos de Organização e racionalização do
trabalho, tudo isso próximo ao início da Segunda Grande Guerra Mundial.
Já em 1950 pouco mais
de 20 países já contavam com uma unidade de Organização e Métodos; no
Brasil, a unidade de Organização e Métodos só aparece anos mais tarde, na
estruturação do DASP (Departamento
Administrativo Serviço Público ) .
Em suma, a origem do
termo é norte americana, mas a função tomou corpo mesmo foi na Inglaterra e
em outros países da Europa , vindo ocupar espaço nas organizações
brasileiras por volta de 1955 .
Tudo isto começou especificamente na Administração Pública; na empresa privada, a
assimilação só ocorreu após o surgimento na administração pública.
DEFINIÇÃO
A expressão organização é usada em vários sentidos e ocasiões, para
identificar empresas, eficiência, sistema administrativo, estrutura de
autoridade, ciência etc; nesta disciplina, o termo será empregado no sentido
de capacidade de criar organismos, estruturas e sistemas devidamente integrados
e constituídos, de compatibilizar elementos componentes necessários,
constituindo a base para as atividades administrativas e operacionais.
A organização é entendida como ciência do rendimento, procurando a
eficiência (processo) para alcançar a eficácia (resultados) através do
aumento da produtividade, isto é, melhorando os resultados em relação aos
investimentos realizados nos diferentes fatores de produção. Todo
empreendimento que exige o esforço coordenado de um conjunto de pessoas
necessita de alguma organização, que pode ser boa ou má, determinando, através
de sua qualidade, o sucesso da iniciativa.
A definição clássica de organização esclarece que ela é a ciência
social que procura dispor os elementos funcionais necessários, formando um
conjunto integrado e capaz de apoiar o esforço cooperativo das pessoas que
perseguem um objetivo pré-estabelecido, para alcançá-lo com o menor dispêndio
e risco.
O trabalho a ser realizado com o intuito de alcançar metas pré-estabelecidas
deter ter um método, uma forma correta de ser desenvolvido. O método deve ser
entendido como sendo o melhor caminho, através da seqüência de operações
mais eficiente, para ultimar uma certa tarefa ou atingir um determinado
objetivo. Quando o seqüenciamento de fases é ilógico, temos um método de má
qualidade, que determina perda de energia, tempo, oportunidade e material,
aumentando o desperdício e fazendo diminuir a produtividade.
Quando se faz referência à “Organizações e Métodos”,
identifica-se o binômio que expressa a base estrutural suficiente, potente e
adequada para permitir o esforço cooperativo de pessoas realizando seqüências
racionais de fases do trabalho, para obter o melhor rendimento, diminuindo os
custos e atendendo às metas das instituições e anseios dos recursos humanos
envolvidos no trabalho.
Organizações e Métodos é uma função da Administração, assim como
finanças, recursos humanos, material etc.; seu início tem estrita relação
com o início da administração tratada cientificamente, ou pelo menos,
racionalmente.
A
interdependência que resultou na especialização da administração, O&M,
decorreu da circunstância de que a organização procura estruturar e criar
sistemas para chegar à eficácia através da eficiência, mediante o emprego da
racionalização do trabalho, para aumentar a produtividade e, como implicação,
a diminuição de custos.
Uma questão sempre levantada por
estudiosos e praticantes da área diz respeito à melhor localização da
unidade no corpo da estrutura das organizações. Alguns pesquisadores, por
exemplo Lerner, diz que “toda atividade de organização, sistemas e métodos
deve caracterizar-se em termos de formas de atuação e relacionamento com os
demais órgãos da empresa por desempenho de staff,
ou seja, ele é partidário da ação assessora da função”. Deve ser staff
e não linha como encontramos na maioria das organizações aqui no Brasil.
De um modo geral, o departamento de Organização e Métodos não possui
autoridade para mandar tomar as providências que seus estudos indicam ser
necessárias. Seu papel é o de assessoria. Isto não significa que os responsáveis
pelos métodos possam desprezar as recomendações feitas pelo departamento de
Organização e Métodos, sem mais nem menos. Apesar de afirmar que a função
é de assessoria, podemos caracterizar a função de Organização e Métodos
com certo sentido mandatário; pode parecer de assessoria, mas há também um mínimo
de intervenção na hierarquia da organização.
Existem alguns autores que possuem uma
posição mais intermediária, que sugerem ambos os comportamentos para a função;
o primeiro seria o de aconselhamento (advisory
service), ou de assessoramento e; o segundo seria o de linha, ou de caráter
mandatário. Mas a posição de comando só se poderia ter em ocasiões
especiais.A função é, portanto de assessoramento, porém com ressalvas que
permitem, ocasionalmente, certa posição de controle do objeto de estudo.
O fato de a função ser somente uma função
de aconselhamento pode criar alguns problemas de ordem prática, como por
exemplo:
·
A ausência do caráter mandatário
obriga o profissional de Organização e Métodos a aprofundar-se mais e mais no
estudo no qual se vê envolvido. Isso faz com que a autoridade seja oriunda única
e exclusivamente do saber. Ou seja, a competência passa a ser uma exigência do
seu comportamento funcional. No caso da unidade de Organização e Métodos com
poder de decisão, reduz-se a necessidade diária de demonstração do saber do
profissional de Organização e Métodos.Ele estará, de certa forma, protegido
pelo manto da autoridade. Comandando, as explicações necessárias serão dadas
a autoridade superior e não ao pessoal objeto de estudo. Suas atitudes são,
portanto, de outra ordem.
·
O posicionamento da função
assessora é quase sempre num nível hierárquico superior; ou seja, atuando
como assessoramento é certo imaginarmos a posição hierárquica da unidade próxima
à autoridade superior e de maior poder na estrutura da organização. Daí ser
comum encontrar assessorias de Organização e Métodos ligadas hierarquicamente
a diretorias e presidências. A dificuldade está no fato de mais uma vez ser
exigido um conhecimento bastante razoável sobre os fenômenos
organizacionais. Nesse caso, a exigência compreende toda a organização, tendo
em vista a obrigatoriedade do profissional em conhecer a estrutura da organização
na qual atua. O profissional habituado à elaboração de normas e procedimentos
terá, pelo menos no início de seu trabalho, algum problema em compreender o
todo organizacional, pois está acostumado a se ver com tarefas típicas de
racionalização do trabalho.
·
O distanciamento das unidades de
execução pode gerar outras dificuldades; sendo conhecida a crítica que se faz
às unidades de aconselhamento. Via de regra, a unidade assessora pouco se
envolve com a unidade de operação; toma as informações e devolve dias
depois, já com a nova norma ou procedimento. É lógico que esse comportamento
é natural para as unidades de assessoramento em geral, e
Essas dificuldades podem ser evitadas ou pelo menos minimizadas. O importante é dar à função a posição que necessita para que possa, então, atingir os seus objetivos. O importante, a partir de então, será a capacitação de seu pessoal. Uma unidade de assessoramento só irá se manter se o seu pessoal realmente for qualificado. Caso contrário, cairá no descrédito e na desconfiança e, retomar a credibilidade é tarefa das mais difíceis e que muitos poucos conseguem alcançar.
Figura 1: Organograma: O&M como Função Assessora
O
profissional de Organização e Métodos do século XXI difere fundamentalmente
do profissional de décadas passadas. Os anos 70 e 80 possibilitaram o
fortalecimento e a legitimação da função, e por conseqüência, do pessoal
diretamente envolvido. O estudo sistematizado permitia tempo prolongado,
detalhamento, sutilezas. As atribuições estavam bastante vinculadas à análise
de rotinas, cargas de trabalho, “manualização” do operacional e demais
atribuições voltadas à simplificação do trabalho. A análise de estrutura
estava bem mais vinculada à elaboração de novas estruturas organizacionais,
ou seja, à organização vista de forma estática.
Hoje
a necessidade de mudança contínua é imediata. O Brasil é um país de turbulências:
econômica, social, burocrática e assim por diante. É um país que muda a cada
dia, que sofre mudanças de tal sorte, na tentativa de crescer e se tornar potência
alinhando-se aos países mais desenvolvidos.
Os
profissionais de Organização e Métodos, obrigatoriamente, devem conhecer os
novos incrementos tecnológicos, como por exemplo, a instalação que cresce em
progressão geométrica dos sistemas de informação. Antes, o processamento
eletrônico de dados estava à disposição de poucas empresas que podiam
suportar os altos custos de manutenção de máquina e de pessoal. O
profissional não precisa por necessidade ser um especialista em tudo sobre
microcomputadores, mas sim, ter a formação que credencia o profissional a
dialogar e interagir com as máquinas e pessoas.
O
bom profissional de O&M era o “organizado, com boa caligrafia e bom domínio
do idioma” - o produto final de seus trabalhos eram Normas de Procedimento,
conjunto de regras que detalhavam como as coisas deveriam ser feitas.
É importante observar que os Analistas de O&M usualmente ocupavam dentro das organizações, um nível hierárquico médio.
Na medida em que os computadores foram se tornando mais poderosos, os Analistas de Sistemas, profissionais responsáveis pelos sistemas em computador, passaram a competir com os profissionais de O&M, geralmente levando a melhor por serem mais bem preparados tecnicamente, o que levou à quase que total desmoralização da função O&M e de seus profissionais (anos 70).
As
novas tecnologias de informática (computadores em maior número, de menor
porte, software end user, teleprocessamento, etc), levaram as empresas num
primeiro momento a juntar em projetos e depois fisicamente os Analistas de
Sistemas e O&M (anos 80) - nessa época, os analistas de O&M também
eram chamados Analistas Funcionais.
Atualmente
As tendências são no sentido de fundir numa só as duas especialidades, gerando um profissional conhecido como Analista de Negócios ou Business Analyst. Essa fusão gerou a expressão “Organização, Sistemas e Métodos”.
Suas
responsabilidades maiores são:
è Assessoria, integração, implantação de sistemas adquiridos no mercado, consultoria de sistemas, etc.
è
Prospecção:
de negócios, de recursos tecnológicos, etc - essa responsabilidade é muito
acentuada em função do processo de globalização
Características
do bom profissional de OSM
è
Inatas:
criatividade, bom senso, extroversão, liderança e iniciativa.
è Adquiridas: nível cultural elevado, capacidade de comunicação em todos os níveis da empresa, conhecimento de outros idiomas, de tecnologia, da empresa e do negócio, iniciativa, sensibilidade e experiência.
Talvez
a mais importante: perfil de empreendedor,
característica necessária a qualquer profissional que pretenda se
manter atualizado, empregável. Deverá ser competente não só em questões de
sua área, mas com visão das questões gerais da sociedade, sensível ao novo,
com capacidade de decidir rápida e seguramente e, acima de tudo, aberto ao
aprendizado constante. Estes profissionais tendem a possuir um nível hierárquico
mais elevado.
A
função do analista de O&M é conseguir a eficiência e a eficácia da
estrutura administrativa através da aplicação de certas técnicas científicas
de redução de tempo, esforços e custos.
Abaixo, observa-se a ação do analista de O&M, a origem das suas atividades e o seu papel desmobilizador de rotinas.
Figura 2: A ação do analista da organização
FONTES BIBLIOGRÁFICAS
FILHO CHIANELATO, João.
O&M integrado à Informática. Rio de Janeiro: Livros Técnicos e
Científicos Editora, 8a ed, 1998.
FARIA, A. Nogueira de. Organização
e Métodos. Rio de Janeiro: Livros Técnicos e Científicos Editora, 1990.
http://breternitz.homestead.com/
http://www.unimep.br/~gualazzi
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